Pembentukan Piramida Management


Apabila kita melihat detail sebuah bangunan pencakar langit, kenapa bisa menahan berat begitu besar, dan tidak roboh atau rentan diterpa angin  atau hujan badai atau bahkan konon ada yang tahan gempa hingga sekian skala rikter, ternyata  kuncinya terletak pada konstruksi dan pondasi yang kuat dan systematic, semua dirangkai saling menyokong hingga menyatu membentuk satu kesatuan yang kuat.

Dan apabila kita ingat peristiwa 11 September ketika menara kembar WTC,  roboh dan hancur luluh lantah, hanya melalui pesawat yang ditabrakkan ke konstruksi vital, semua kembali ke masalah rangkai konstruksi gedung yang menjadi kunci berdiri tegaknya gedung tersebut.

Demikian juga apabila kita akan memulai usaha sendiri, mendirikan suatu badan usaha apapun bentuk yang dipilih, toko pecah bela, toko meubel, peternakan ayam atau pabrik hingga perusahaan jasa seperti perbankan,  yang paling utama disusun terlebih dahulu adalah management perusahaan yang disebutkan sebagai pondasi dan konstruksi. Tidak saja management yang baik, membuat perusahaan menjadi kuat besar dan berjalan dengan system yang baik, berlapis dengan tingkat keamanan yang dapat dihandalkan tetapi juga membuat kemudahan dalam bekerja, dan mengontrol titik kelemahan sehingga mudah untuk membenahi.

Ada suatu kisah nyata, dimana dengan menerapkan management sangat membantu suatu usaha toko pecah belah,di pasar besar malang dengan 1000 item penjualan.  Semula si owner dari pagi hingga malam, duduk di kasir, untuk melayani pembayaran atas belanja pelanggan, belum lagi harus ke gudang untuk melakukan control stok barang, atau harus menjadwal ulang untuk mengatur pembayaran ke pemasok dan yang paling berat adalah harus mengganti atau menata ulang harga jual apabila ada perubahan harga. Tetapi setelah applikasi management  si owner hanya berfungsi sebagai kontroler, tenaga dan pikiran owner yang sangat berharga dapat dialokasikan pada tempat yang tepat, yaitu memikirkan peningkatan penjualan dengan penerapan strategy yang baru.

Pengaturan management selalu diikuti dengan pendelegasian atau pelimpahan pekerjaan yang diserta dengan pemberian batas wewenang pada suatu bidang. Ketakutan peralihan dari management lama ke baru, memang cukup beralasan, tetapi dengan fungsi kontroler dan penerapan batas wewenang menjadi alternatif untuk membatasi resiko. Bagi management toko, yang ditetapkan pertama adalah membuat struktur organisasi yang jelas kemudian merekruit orang kepercayaan untuk didudukan sebagai  kepala toko,  dengan penerapan tugas harian serta batas wewenang yang mendukung pekerjaanya.

Dibawah kendali  kepala toko ditetapkan penanggung jawab gudang, kasir, dan karyawan atau SPG, serta pembukuan, atau pengiriman. Akan sama halnya dengan kepala toko, masing-masing penanggung jawabpun diberikan lingkup tugas dan batas wewenang pekerjaan, Bagaimana apabila timbul pekerjaan diatas wewenangnya, dia harus naik keatasannya, untuk meminta persetujuan baru bisa dijalankan, sehingga tanggung jawab akan menjadi beban si pemberi persetujuan,  rapat kordinasi harus rutin dijalankan sebagai suatu bentuk penyamaan persepsi dengan satu tujuan serta menilai fungsi control dan monitor sudah berjalan.  Bukankah semakin banyak yang memikirkan, semakin cepat perubahan kearah yang lebih baik.

Setiap bidang usaha, selalu memiliki karakter yang berbeda, seperti, usaha perdagangan berbeda dengan usaha jasa atau pabrikasi dimana didalam usaha manufactur atau pabrikasi, akan timbul penyusunan management yang sangat lengkap antar bagian yang dibentuk, seperti bentuk produksi, bentuk penjualan dan bentuk jaringan penjualan dan seterusnya.

Ada pengalaman sahabat saya yang mungkin dapat saudara pakai sebagai referensi untuk memulai suatu usaha bidang jasa, tetapi apabila dirasa kurang berguna lupakan saja.  Kira-kira satu tahun yang lalu, sahabat tersebut diminta untuk membantu sebagai consultant perencana untuk mendirikan perusahan jasa sebut saja BPR PT XYZ.

Tahap pertama yang dilakukannya adalah berdoa dan berpasrah kepada Tuhan bahwa apabila Engkau menghendaki maka semua akan berjalan sesuai yang kami rencanakan. Selanjutnya, Dia duduk melakukan releksasi, dan menenangkan pikiran, dan ketika pikiran menjadi rileks ide-ide banyak muncul.

Tahap kedua, dia merumuskan visi dan misi perusahaan yang akan didirikan, serta menyusun tujuan dari perusahaan akan bergerak disegmen mana serta menyusun motto, yang mengingatkan akan tujuan perusahaan,  yang dituangkan dalam logo atau simbol perusahaan.

Tahap ketiga, melakukan study kelayakan di lapangan, dengan melakukan pengumpulan data, dari segmen tujuan yang akan diambil, banyaknya pesaing dan perkembangan usaha pesaing dalam sekian tahun, segala resiko yang mungkin timbul  dan bagaimana mengatasi resiko tersebut. Produk apa yang cocok dengan segmen yang dituju, Budget yang dialokasikan berapa, berapa lama direncanakan BEP dan masih banyak lagi. Hasil akhir adalah disimpulkan bahwa usaha ini layak atau tidak dibuat.

Tahap keempat,  mencari lokasi yang sesuai, mengingat bidang usaha adalah BPR PT XYZ, maka mencari lokasi harus disesuaikan dengan bidang usaha yang ada, seperti ; Tingkat keamanannya, mudah dijangkau, terhindar dari banjir,  jauh dari tempat yang rawan timbul kekacauan, seperti stadion, kantor DPRD, Kemudahan mendapatkan  fasilitas pendukung seperti listrik, telekominikasi dan PDAM,  Lokasi biasanya sedapat mungkin mendekati segmen yang dituju.

Tahap kelima, Pengurusan ijin-ijin usaha untuk legalitas Usaha, seperti Ijin Domisili, SIUP, TDP, NPWP, mengingat BPR PT XYZ dibawah otoritas Bank Indonesia maka ijin yang dibutuhkan pun harus dipenuhi terlebih dahulu. Seperti modal minimum disetor, BPS, Badan Penjaminan Simpanan, Giro Wajib Minimum dan hal detail lainnya harus sudah dikuasai.

Tahap keenam, adalah rekruitmen karyawan, yang diutamakan adalah level direktur hingga manager terlebih dahulu, mengingat karyawan dalam sekala tersebut harus dilakukan fit and proper test oleh Bank Indonesia. Selanjutnya dengan dibantu oleh direktur atau manager, dilakukan recruitment karyawan di level staff dan clerical. Untuk disusun jadwal training dan adaptasi system.

Tahap ketuju, tahap investasi, dimulai dengan bangunan fisik kantor, sewa ataupun beli, pembenahan layout ruang, penyusunan system alaram, Brankas, listrik, komunikasi dan computerisasi program yang akan digunakan, melengkapi ATK, meja-kursi dan berkas-berkas form yang dibutuhkan, membagi ruang-ruang semua berdasarkan perencanaan bangunan dan tata ruang yang sudah disetting pada tahap ketujuh tersebut

Tahap kedelapan, Pra operasional, yaitu melakukan training dan penambahan knowledge untuk karyawan, mengingat perusahaan jasa, kunci utamanya adalah tingkat ke profesionalisme karyawan yang dijual, setelah dilakukan review bahwa semua karyawan sudah siap, maka dimulailah yang disebut pembukaan kantor dan peresmian kantor.

Bagi beberapa bidang usaha, mungkin dapat dilakukan lebih sederhana atau bahkan lebih kompleks, tetapi semua tetap mengacu ke tahapan-tahapan tersebut.

Saudaraku kadangkala kita enggan, melibatkan orang lain untuk membantu menangani bidang usaha yang sudah dirintis sejak puluhan tahun, bahkan ketika saya berjumpa dengan deposan waktu saya masih berdinas di perbankan,  dengan saran yang sama saya lontarkan, deposan tersebut mengatakan, begini aja lebih enak, atau dikatakan biar rahasia tidak keluar,  juga dia beralasan, saya masih bisa menangani ini semua, walaupun apabila kita lihat deposan tersebut sangat lelah, karena dari pagi s.d sore dia dipaksa duduk dikursi untuk atur sana-sini.  Saya katakan bagaimana kalau sakit, ya saya tutup saja.

Saudaraku, apabila memiliki waktu coba bandingkan dengan toko lain dengan bidang usaha yang sama tetapi dikelola dengan penyusunan management yang lebih baik, pemilik  nampaknya lebih fresh, emosi lebih terkendali,  dan perkembangan toko lebih cepat dari toko yang dikelola secara konvensional. Dan saya yakin, jauh lebih menguntungkan walaupun biaya karyawan lebih tinggi.  Menguntungkan secara dalam usaha, juga dalam kesehatan dan keluarga,  dan yang paling penting adanya banyak waktu untuk memuliakan Tuhan, lewat pelayanan, apapun kegiatannya.

Didalam Bab I, tentang persatuan dan kesatuan, Yesus sudah mengajarkan untuk menyusun team dalam kehidupan komunitas, Yesus  menyusun team melalui pembentukan rasul-rasulnya dengan tujuan untuk kelancaran akan karya penebusan, maka didalam bidang usaha, bentuklah komunitas dengan persatuan dan kesatuan didalamnya, yang dalam istilah saat ini bentuklah dengan menyusun piramida management yang baik.

This entry was posted in Motivasi and tagged . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s